BLOG & NEWSブログとお知らせ

TOP > BLOG&NEWS > コラム > 高品質な発送業務

高品質な発送業務

高品質な発送業務

ひと口に発送業務と言っても作業内容から配送方法まで多くの選択肢があります。 

荷捌き、梱包、郵便、メール便、宅配便・・・などなど。 

ディー・エム広告社は送付アイテムや案件内容により最適な作業方法や配送方法を提案・選択し、日々発送業務を行っております。 

今回は高品質な発送業務の一部をご紹介させていただきます。 

 

 出荷管理 

発送業務の品質として欠かせないものが、出荷管理になります。 

特殊な案件の場合、正しいアイテムを正しい送付先へ納品するために 

どのように運用管理するのかが重要になってきます。 

今回は出荷管理の事例を紹介いたします。 

 

 重要帳票発送 

送付アイテムによっては、同じ帳票でも1部1部に管理コードが付与されており、 

どの送付先にどのコードの帳票を発送したか管理が必要な場合があります。 

 

下記が運用事例になります 

突然ですが、AとBどちらがより出荷ミスを軽減できる運用手順でしょうか 

 

<A> 

①宛先シールを帳票本体控えに貼付 

帳票控えを切り離し、貼り付けた宛先シールと宅配伝票を照合梱包 

③紐付けデータや帳票の控えなどをお客様にご提出 

 

<B> 

帳票の管理コードと発送データの紐付け 

紐付けデータと相違がないよう、帳票の実物と宅配伝票を照合梱包 

紐付けデータや帳票の控えなどをお客様にご提出 


正解はAになります。 

 

<A>は、 

宛先シールを貼る工程と梱包・宅配伝票を照合する工程が連続していため、帳票と宅配伝票が物理的に離れにくい 

宛先名や送付先コードでの照合のため、隣り合う宛先の照合のキーが全く別の文字列になる 

上記理由によりミスの確率が軽減されます。 

 

<B>は、 

出どころが事務所の宅配伝票と、出どころが倉庫の帳票を照合するため、もともと物理的に離れており、取り違えやすい 

隣り合う宛先の照合のキーが帳票の管理番号のため連番であるケースが多く、見間違うリスクが増加する 

上記理由によりミスの確率がAに比べて増加します。 

 

 よってデータの紐付けありきの作業工程は避けた方が無難と言えますが、作業ボリュームや効率上そうせざるを得ない場合もあります。 

 

 上記のように作業工程を想定しつつ、案件によって専用の発送管理システムを構築・導入することもあります
必要なシステム、ツール、運用方法などを検討し、最適な形で運用しています。
 

 

 バーコード管理 

アイテムと一体となっている2次元バーコードにて出荷管理いたします。 

判別の難しいアイテムが多いケースや、アイテム数・出荷ボリュームが多いなど、 

作業精度・スピードが求められる場合に適しています。 

 

下記が運用例なります。 

①数千品目のアイテムに2次元バーコードシールを貼り付け 
②注文情報と宅配伝票を紐付け、紐付けデータをハンディターミナルへインポート 
③出庫時にハンディターミナルを使用し、注文情報とアイテムをバーコードにて照合 
④梱包時に注文情報・アイテム・宅配伝票をバーコードにて照合 

 

バーコード管理において最も重要な点は、 

・商品とバーコードが正しく紐付いていること 

・商品とバーコードが一体化していること 

になります。 

この2点が守られていれば出荷ミスはまず起こりませんが、逆に守られていなければ出荷ミスにつながる可能性が十分考えられます。 

したがって弊社は上記の運用例①の工程最も重要視しており、この工程に細心の注意を払うことが肝要です 

 

また、基本的にはシステム管理になりますので、作業精度・スピードが向上する反面、 

イレギュラー対応などの自由度は低下します。 

案件性質を考慮し、管理方法のひとつとして導入しております。


梱包方法・荷姿

出荷時に正しいアイテムを正しい送付先に発送していても、 

アイテムが使用可能な状態で正しく届かなければ意味がありません。 

送付物や宛先の内容を考慮し梱包・荷姿の事例をご紹介させていただきます。 

 

①ダブルフルートダンボール梱包 

ダンボールが2層構造になっており、通常のシングルフルートのダンボールに比べて強度が大きく向上します。 

②エアパッキン梱包 

エアパッキンがクッションとなり外部からの衝撃に対して破損リスクが軽減します 

また、梱包強度を上げたいがサイズが大きすぎたり、梱包数が少なすぎたりする場合などに最適です。 

③オルピタ 

⇒アイテム自体を梱包内で中空に浮かせることで外部からの衝撃がアイテムに伝わりづらくなります。小型の精密機器などにおすすめの梱包方法です 

④注意喚起シール 

⇒梱包方法ではありませんが、正しい宛先に確実に届くように、 

宅配伝票とは別に注意喚起シールを作成・添付することも可能です。 

「取り扱い注意」シールであったり、「類似社名・宛先注意」シールを宅配伝票付近に添付し、配達員へ注意を促します。破損・誤配のリスクを少しでも軽減したい場合に適しています。 

⑤ポスター・チラシの同梱用ダンボール 

こちらはコスト削減という観点の高品質な梱包方法です。通常、ポスターとチラシはサイズが大きく違うため別梱包となりますが、条件によっては同梱用ダンボールの使用が可能です。これにより、作業効率は低下するので梱包費用は増加しますが、1個口で送付できるため運賃削減額の方が上回る場合があります。 


発送便種

発送便種に関しても、送付物や案件内容を考慮して品質面・コスト面から適した便種をご提案いたします。 

例えば、 

①貴重品や個人情報であればセキュリティ便 

②ある程度の物量があるイベント用資材など、荷割れリスク軽減や細かな着時間指定をしたい場合はJITBOX便 

③配達の追跡業務をオプション対応したい場合は佐川急便の専用番号を使用 

などなど、ご要望に応じて多種多様な手段を検討します。 

 

このように、案件の性質を考慮し発送業務を組み立てていくことは極めて重要です。
いくら良い商材や良い販促物を製作しても、
使いたいアイテム数量が使いたいタイミングで使いたい場所になければ意味がありません。
クライアントが目指すサービス全体の最後の工程として、時には高品質な発送サービスも必要不可欠なのです。